Dernières actualités : données personnelles

L’UODO intervient après la publication d’articles accusant les gardes-frontières d’utiliser la base PESEL [équivalent du NIR] à des fins privées

Le président de l’UDODO a annoncé aujourd’hui avoir demandé au commandant en chef du corps des gardes-frontières, le général Robert Bagan, s’il était au courant de l’utilisation par les gardes de la base de données PESEL à des fins privées et, dans l’affirmative, ce qu’il avait fait à ce sujet.

Cette demande fait suite à des révélations par les médias (et en particulier le 5 novembre par Radio Zet) selon lesquelles des employés du corps des gardes-frontières effectuent des vérifications non autorisées dans la base de données PESEL. Les données personnelles de voisins, de connaissances ou les adresses résidentielles de célébrités sont vérifiées. Ces vérifications, qui ne sont pas liées à leurs activités officielles, peuvent concerner jusqu’à des centaines de personnes. Dans leur article, les journalistes soulignent que le problème a été mis en lumière dès 2022, mais que l’affaire est toujours en cours d’instruction. Elle est traitée par le bureau des affaires internes des gardes-frontières et le bureau du procureur du district de Varsovie.

Disponible (en polonais) sur: uodo.gov.pl
Cette courte introduction est susceptible d’avoir été traduite de manière automatisée.

Absence de nomination écrite et suffisamment claire d’un DPO : l’autorité polonaise sanctionne une entité publique

Aujourd’hui, l’UODO a annoncé avoir imposé une amende administrative de 25 000 PLN (environ 5700 euros) contre l’inspecteur du contrôle des bâtiments du district de Częstochowa pour avoir omis de désigner un délégué à la protection des données et, par conséquent, pour avoir omis de publier ses coordonnées et de les notifier à l’autorité de contrôle.  Dans le cadre de la procédure engagée par le président de l’UODO, l’Inspection des bâtiments de Poviat (PINB) a soumis une copie des dossiers personnels de deux personnes qui, selon elle, avaient précédemment exercé la fonction de délégué à la protection des données à la PINB de Częstochowa. Pour le prouver, l’entité a fourni les documents suivants à l’UODO:
– une attestation de suivi d’une formation à la protection des données personnelles pour le délégué à la protection des données,
– une clause d’information sur le traitement des données à caractère personnel,
– l’autorisation de traiter les données à caractère personnel dans les systèmes traditionnels et informatiques,
– le règlement relatif à la mise en œuvre de la politique de sécurité du traitement des données à caractère personnel au sein de l’inspection de la surveillance des bâtiments du district.
– l’étendue des activités liées à l’exercice de la fonction de DPD sur la base d’un ordre verbal de l’administrateur

Néanmoins, selon l’avis du président de l’Office de protection des données à caractère personnel (UODO), les formulations figurant dans les documents susmentionnés ne peuvent que prouver indirectement que la fonction de DPO au sein de la structure de l’administrateur est exercée par les personnes qui y sont indiquées. Elles ne prouvent pas qu’il y a eu une nomination effective au poste de DPO. L’exercice de la fonction de DPO sur la base d’une instruction verbale de l’administrateur n’établit pas son efficacité. Selon l’autorité, le responsable du traitement doit s’efforcer de veiller à ce que l’acte juridique (par exemple, l’ordre interne, la résolution, l’attribution des tâches) ou le contrat conclu avec la personne qui doit exercer la fonction de DPO indique clairement la désignation d’une personne spécifique pour exercer la fonction de DPO. À des fins de preuve, il est essentiel qu’ils soient également rédigés par écrit. Il est également nécessaire d’assigner précisément l’étendue des fonctions de cette personne conformément aux dispositions des articles 38 et 39 du RODO.

Dans le cas de la PINB à Częstochowa, un DPO n’a effectivement désigné une personne spécifique que le 4 mars 2024, c’est-à-dire déjà après la procédure de contrôle. Toutefois, à la date de la décision (18 octobre 2024), il n’avait pas publié les coordonnées de la personne susmentionnée. Actuellement, cela a été corrigé.

Disponible (en polonais) sur: uodo.gov.pl
Cette courte introduction est susceptible d’avoir été traduite de manière automatisée.

L’autorité polonaise condamne 3 institutions pour avoir perdu une clé USB contenant les données RH et de paie de 1500 personnes

Le Président de l’UODO a imposé des amendes de 15 000 PLN et 20 000 PLN (environ 8000 euros au total) à deux institutions municipales de Kutno pour, entre autres, ne pas avoir mis en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, ce qui a entraîné une violation de données. La première est le centre municipal d’aide sociale (MOPS) et du centre municipal de sports et de loisirs (MOSiR). Une amende de plus de 24 000 PLN (environ 5500 euros) a également été infligée à l’entreprise engagée par les institutions pour transférer les données vers le nouveau système de gestion des ressources humaines et des salaires.

A l’occasion de ce transfert, un employé de l’une des institutions a partagé les données avec un employé de l’entreprise chargée du transfert des données. Ces données ont été transférées sur une clé USB non chiffrée, qui a ensuite été perdue alors que son contenu n’avait pas été effacé après les données extraites, conformément aux procédures de l’entreprise. La clé USB a été trouvée par une personne qui a tenté de la restituer en publiant une annonce dans les médias locaux, mais sans succès. La personne a donc ouvert les fichiers et a pu identifier les institutions concernées. Après avoir pris connaissance de cette situation, les institutions ont signalé la perte de la clé USB à l’autorité de protection des données.

La clé contenait les données personnelles de près de 1 000 employés et collaborateurs actuels et anciens de l’une des institutions, ainsi que les données de 549 employés, retraités, anciens employés, contractants et participants aux travaux d’intervention de l’autre institution. Des données telles que les prénoms, noms, prénoms des parents, dates de naissance, numéros de compte bancaire, adresses de résidence ou de séjour, numéros d’enregistrement PESEL [équivalent du NIR], adresses électroniques, données sur les revenus et/ou les biens possédés, noms de famille de la mère, séries et numéros de carte d’identité, numéros de téléphone, données sur les vacances, congés de maladie, données sur les écoles terminées, historique de l’emploi, noms des enfants et leurs dates de naissance ont pu être trouvées sur le support.

Le président de l’autorité de protection des données a enquêté sur l’affaire et a estimé que la la MOPS, MOSiR et la société qui modifie le système de gestion des ressources humaines et des salaires auraient dû vérifier que les données à caractère personnel étaient partagées d’une manière qui tienne compte du risque de perte de leur support et qu’elles étaient protégées de manière adéquate contre tout accès non autorisé (par exemple, en utilisant le mot de passe requis pour ouvrir tous les fichiers ou dossiers de fichiers contenant des données à caractère personnel). Si cela avait été fait, la violation de données aurait pu être évitée.

Disponible (en polonais) sur: uodo.gov.pl
Cette courte introduction est susceptible d’avoir été traduite de manière automatisée.